La guia definitiva per elegir tu software de gestión empresarial - CAPÍTULO 6
NaN-tic 26 ago 2018
CAPÍTULO 6 - QUIÉN DEBE PARTICIPAR EN LA SELECCIÓN
RESUMEN:
Nunca caminarás solo. Y nunca vas a elegir un EPR solo. En este capítulo argumentamos porqué habrá que contar con la opinión, la experiencia y la visión de diferentes responsables y directivos de la organización en el proceso de selección. Y empezamos desgranando las aportaciones que puede hacer el responsable de área.
IDEAS CLAVE:
- Elegir un ERP se hace cada muchos años, por lo tanto la experiencia es poco aprovechable.
- Involucra al responsable de área, al director TIC, al director financiero y a la dirección general en el proceso de selección.
- Escucha a quien más tendrá que utilizar el programa. El director del área más afectada por la nueva herramienta tiene mucho que decir.
Comienza la ronda de consultas. Y enlazando con el consejo número 3, llega el CONSEJO NÚMERO 4: ni se te ocurra escoger una herramienta de gestión tú solo. Aunque suponga invertir tiempo de otros empleados y directivos de la compañía, escucha mucho su opinión y hazlos participar de la decisión final. Te ayudarán más de lo que te puedes llegar a imaginar.
¿Por qué es tan difícil escoger una herramienta de gestión empresarial? Pues porque seguro que no lo harás muy a menudo. Un ERP, por ejemplo, es un tipo de herramienta que, en principio, debe acompañar la empresa un buen número de años, especialmente si la empresa va creciendo y hay posibilidades de hacerla crecer al mismo ritmo. Por tanto, es muy posible que la persona que tenga que afrontar el proceso de selección de la herramienta no lo haya hecho nunca. O que haga tanto tiempo de la última vez que la experiencia no sea muy aprovechable. Las necesidades y la configuración de la compañía seguro que ha cambiado, y todavía lo habrá hecho más la tecnología, con nuevas soluciones e incluso nuevos modelos de negocio por parte de los posibles proveedores.
Hará falta ayuda. Lógicamente es poco operativo y poco recomendable implicar a toda la compañía en el proceso de selección de la herramienta. Pero queremos señalar los agentes que según nuestra experiencia es imprescindible que participen. Son: el responsable de área, el director TIC, el director financiero y el director general.
El responsable de área
Si estás pensando en seleccionar un software para atender las necesidades de un área concreta, necesitarás la complicidad del responsable de esa área. Es decir, si el departamento comercial necesita un CRM para gestionar las oportunidades de negocio y las ventas, habrá que contar, y mucho, con su opinión. Si buscas una herramienta de gestión de almacenes, será básico saber qué necesidades tiene el responsable del almacén.
El problema es si necesitas un ERP. Un ERP es una herramienta muy transversal y afecta, prácticamente, a todos los departamentos de una empresa. La producción, el almacenamiento, la distribución, la facturación, la contabilidad, los recursos humanos... incluso el área comercial o el servicio postventa pueden necesitar o utilizar el ERP u otras herramientas que vayan vinculadas. La buena noticia, pues, es que si has decidido poner un ERP o sustituir el que ya tienes, podrás mejorar el rendimiento de prácticamente todos los departamentos de la compañía. La mala noticia es que si no tomas la decisión acertada, nadie se salvará.
El escenario es, pues, el siguiente: tienes que tomar una decisión estratégica que afectará de forma determinante la productividad de la compañía, así como sus posibilidades de crecimiento a medio y largo plazo. Y toda la gente que te intentará vender su producto hace diariamente lo que tú quizás no has hecho nunca o, en el mejor de los casos, lo que hiciste hace un montón de años.
¿De verdad que todavía quieres tomar esta decisión tú solo? Si quieres minimizar los riesgos, habla poco y escucha mucho. Fórmate tanto como puedas. Y, sobre todo, escucha a quien más tendrá que utilizar el programa.
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