La guia definitiva para elegir tu software de gestión empresarial - CAPÍTULO 8

NaN-tic 1 nov. 2018

CAPÍTULO 8 - LA OPINIÓN DEL DIRECTOR FINANCIERO


RESUMEN:

Un ERP cuesta tiempo y dinero, exactamente lo que no le gusta ofrecer a un director financiero. Pero también es control y optimización de recursos. Te explicamos en este punto qué beneficios le puede aportar a su área y cómo podemos ayudarle a cuantificar la inversión que habrá que hacer.


IDEES CLAU:

  • Un ERP es control, planificación, análisis y, en último término, beneficio. Hay que convencerle de que ayude a escoger la herramienta que necesita la compañía.
  • ¿Cuanto vale un ERP? El abanico de precios es enorme, pero lo más importante es descubrir los costes extras y la inversión en mantenimiento que habrá que hacer cada año.
  • Plantéate instalaciones por fases o fórmulas tipo SaaS (Software as a Service) para reducir el impacto económico del proyecto.




El director financiero

Suele ser el malo de la película. Su trabajo es tener el control económico de la compañía y analizar cómo puede optimizar sus recursos. Por lo tanto, cualquier inversión le puede parecer que llega en mal momento, que no está suficientemente justificada o que es excesiva. O las tres cosas a la vez (para qué engañarnos).

Es necesario que te esfuerces para vencer las resistencias iniciales y ganártelo para la causa. Y la manera de hacerlo es enseñarle los beneficios que tendrá para la empresa en general, y para su tarea en particular, la instalación de la herramienta que estás valorando.

En el fondo, un ERP es control. Es unificación de la entrada de los datos, más trazabilidad, menos circuitos y procesos internos, una capacidad mejor de planificación y de producción, una capacidad de análisis mayor y, en última instancia, más y mejor información para tomar decisiones estratégicas.

Pero, a pesar de todo esto, un ERP cuesta dinero y tiempo. Por un lado, supone una inversión económica importante que condicionará el día a día de la empresa e, incluso, sus posibilidades de crecimiento a corto y medio plazo. Pero por otra parte requerirá también de muchas horas de trabajo en el proceso de selección, durante la implementación, en la fase de formación y, finalmente, en la adaptación al nuevo sistema para prácticamente todos los miembros de la empresa que tengan que introducir datos. Por lo tanto, la presencia del director financiero en el proceso es indiscutible.

Y llegamos a una de las preguntas más complicadas de responder: "¿Qué vale un ERP?". Y la respuesta más ajustada es "Lo que tú te quieras gastar". Los ERP de software libre son gratuitos. Coste del programa = 0. Y, paralelamente, existen productos en el mercado dirigidos a grandes corporaciones que tienen un precio extraordinariamente alto. Pero esto tampoco significa gran cosa. Un ERP no se instala como una aplicación para el móvil... Requiere muchas horas de trabajo de informáticos para que recoja la información de donde toca, la procese como se espera y la muestre de forma adecuada. Y esto se debe analizar antes, con detenimiento, para asegurar que no aparecerán necesidades sobrevenidas. Además, debe integrarse con las otras herramientas y bases de datos que ya existan en los servidores de la compañía, se deben hacer migraciones, se realizarán pruebas, se hará formación a los usuarios y se debe hacer "el arranque", un concepto que produce ilusión y pánico a partes iguales entre los que han comprado el producto y los que lo han vendido.

Pero todavía hay mucho más. Comprar un ERP o una herramienta de gestión similar no tiene nada ver con ningún otro proceso de compra o contratación de servicios. Normalmente, cuando adquieres un programa te informan del precio y, habitualmente, también del coste del soporte o mantenimiento, o incluso de las renovaciones de las licencias anuales del programa. Pero entonces vienen los extras. Resulta que el sistema gestor de bases de datos que utiliza requiere también una licencia. Y quizás esta licencia también es renovable. Y quizás cuando necesitas nuevas versiones del programa habrá irla renovando con algunos extras...

Y así hasta el infinito. Se hace muy difícil de decir cuánto vale un ERP, pero aún más saber cuánto te costará. Para evitar cualquier malentendido, a nuestros clientes los enumeramos en una lista, los costes asociados que puede conllevar la adquisición de una herramienta de este tipo. La lista puede variar de un caso a otro, pero en líneas generales se parece mucho a esta:

  • Paso anual a nueva versión del ERP
  • Paso de los datos del cliente a las nuevas versiones
  • Paso de las adaptaciones a las nuevas versiones
  • Actualizaciones contables de obligado cumplimiento
  • Alojamiento libre a los servidores de NaN-tic, en la nube o los servidores propios del cliente
  • Garantía absoluta. Resolución directa de incidencias sin dependencia del fabricante del software
  • Monitorización del servidor
  • Actualizaciones del sistema operativo del servidor
  • Accesibilidad total al código y a la base de datos
  • Copias de seguridad
  • Alojamiento de copias de seguridad en servidor externo
  • Conexión remota al servidor del cliente
  • Licencias para usuario del ERP
  • Licencias de base de datos
  • Licencias de sistema operativo del servidor
  • Licencias Citrix para acceso remoto
  • Licencias para software de monitorización
  • Horas del técnico para las actualizaciones del ERP, base de datos y sistema operativo del servidor

No todos los extras de la lista deben ser obligatorios o deben tener un coste, pero es imprescindible aclararlo. Es necesario que preguntes si cada uno de estos conceptos está incluido en el presupuesto que te han presentado y si no es el caso, pide que te detallen qué coste tendrán.

Por lo tanto, tienes que ir asumiendo que habrá que asignar un presupuesto anual al mantenimiento de la herramienta, y que habrá que hilar muy fino con el proveedor para que haga una simulación del coste anual que puede tener la adquisición y el mantenimiento de la herramienta en los, por ejemplo, primeros tres años.

Si el precio final de la operación supera tus previsiones más pesimistas, aún tienes dos cartuchos en la recámara: por un lado, valora hacer una implantación de la herramienta por fases. Es decir, comienza con el mínimo posible y haz crecer la herramienta en consonancia con la capacidad financiera de tu empresa. En este sentido, el software libre, aparte de eliminar todo el gasto relacionado con las licencias de uso, también suele dar más flexibilidad y permitir más adaptación a las circunstancias. Pregunta al proveedor qué es lo mínimo que requieres para arrancar y cuál sería el roadmap de la implantación en los siguientes años.

La otra posibilidad es apostar por lo que se conoce como SaaS (Software as a Service). Perderás flexibilidad porque el programa no se puede adaptar mucho (por no decir nada) a las necesidades corporativas, dado que estará instalado en un servidor externo (cloud). Esto permite pagar una cuota mensual por su uso y su mantenimiento, y permite olvidar nuevas versiones, renovación de licencias y otros conceptos poco atractivos para al director financiero. El problema es que depende de qué herramientas no te serán muy útiles, y las tendrás que descartar.

Conclusión: es complicado seleccionar el ERP que conviene, pero aún más saber el impacto que tendrá sobre las finanzas de la compañía. Asegúrate de que en todas las reuniones sobre el tema tienes al director financiero muy cerca.



CAPÍTULOS ANTERIORES


CAPÍTULO 7: La opinión del director TIC es esencial

CAPÍTULO 6: ¿Quién debe participar en la selección? Implica en el proceso a los responsables de los departamentos claves en la organización

CAPÍTULO 5: ¿Es mejor el software libre? No necesariamente, pero conviene que siempre tengas esta opción presente

CAPÍTULO 4: Incorpora a la búsqueda productos desarrollados en software libre. Te ampliarán la perspectiva y te ofrecerán ventajas que quizás te interesan.

CAPÍTULO 3: ¿Por dónde se debe empezar a buscar un ERP? El principal error es limitar demasiado la búsqueda inicial.

CAPÍTULO 2: Te descubrimos cuál es el momento adecuado para seleccionar un ERP y cuánto tiempo tardarás en elegirlo y ponerlo en marcha.

CAPÍTULO 1: Seleccionar un programa de gestión empresarial siempre es un dolor de cabeza. Esta guía es la aspirina que te ayudará a afrontarlo.



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