Problemas y refuerzo del sistema de envío de correos electrónicos

Hola,

muchos de nuestros clientes utilizan automatizaciones desde Tryton para enviar correos electrónicos a sus clientes o proveedores.

Pero no todo el monte es orégano y recientemente hemos tenido algunos problemas.

Quisiera explicarte por qué no es tan sencillo y qué hemos hecho para tratar de solucionar estos problemas en el futuro.

El problema del spam

El correo electrónico es uno de los estándares más antiguos que se utilizan en el Internet actual y todos conocemos uno de los principales inconvenientes: el spam.

Como curiosidad te diré que el término spam (originariamente del inglés que denominaba una carne de cerdo enlatada tipo jamón) se utilizó para nombrar el correo no deseado en referencia a este gag de Monty Python: https:// www.youtube.com/watch?v=ycKNt0MhTkk

Pero más allá de la anécdota, no es de extrañar que los principales proveedores de la infraestructura para el envío de correos hagan todo lo posible para reducir al máximo el volumen de correos indeseados.

Uno de los mecanismos que aplican es limitar el número de correos que se envían de golpe. Y es por este motivo, que algunos de nuestros clientes que utilizan GMail o Office 365 para el envío de correos, cuando los configuramos en Tryton se encuentran con que no pueden enviar las facturas a sus clientes desde Tryton y es que existen limitaciones estrictas en el número de correos que se pueden enviar de repente desde estos servicios.

Y por eso normalmente recomendamos utilizar servicios especializados en estos envíos masivos.

Servicios especializados

Estos servicios permiten el envío masivo de correos sin limitaciones de volumen de servicios orientados al uso ofimático. Pero lógicamente, también necesitan controlar lo mejor posible que no se envíe correo no deseado desde su plataforma, así que controlan muy bien dos parámetros importantes:

• El número de rebotes que se producen, o dicho de otra forma el porcentaje de correos que son rechazados por el servidor destinatario, normalmente porque el usuario de destino no existe

• El porcentaje de mensajes denunciados como spam por sus destinatarios

Ya hace tiempo que en NaN-tic nos decantamos por el uso de estas herramientas y después de probar varias, hace un par de años que nos decantamos por AWS, el servicio cloud de Amazon porque nos demostraron mejor respuesta que servicios anteriores.

Sin embargo, cuando por algún motivo AWS detecta un incremento anormal en el número de correos clasificados como sospechosos corta inmediatamente el servicio, nos lo comunica y restablece el servicio una vez considera que la situación ha sido normalizada. Y el problema es que corta el servicio para todos nuestros clientes, independientemente de la cuenta que haya causado el pico en el número de correos sospechosos.

¿Cómo mitigamos el problema?

En esta ocasión, el problema ha sido que la clave de acceso al envío de correos desde el dominio de nan-tic.com había sido comprometida. Necesitamos realizar envíos desde nuestro dominio desde muchos servidores y gracias al hecho de utilizar diferentes claves hemos podido averiguar cuál de ellas ha sido comprometida. Sin embargo, actuamos de inmediato y el bloqueo en el envío sólo duró 24 horas.

A raíz de esto hemos preparado medidas para tratar de minimizar éste y otros posibles problemas en el futuro:

• Hemos aplicado nuevas políticas de seguridad respecto a estas credenciales comprometidas, entre ellas la utilización de ficheros encriptados para almacenarlas, como por otra parte ya hacíamos con otras credenciales que gestionamos.

• Hemos preparado un servicio alternativo equivalente con otro proveedor cloud (Azure, en este caso) por lo que si alguna vez volvemos a sufrir un corte por parte de AWS, podremos utilizar el proveedor secundario más rápidamente.

• Ahora reenviamos todas las incidencias de rebotes y denuncias de spam de los correos electrónicos a un usuario responsable de cada cliente. De este modo, si un cliente tiene una dirección incorrecta en su sistema puede corregirla inmediatamente y así no perjudicar su reputación y por tanto, hace más difícil que sus correos sean considerados basura por sistemas de terceros.

Continuamos añadiendo transparencia y mejorando cada aspecto del que consta nuestro servicio para tratar de ofrecer la máxima disponibilidad y al menos, al menos, no sufrir el mismo problema dos veces.

¡Un saludo!