Nueva funcionalidad de TRYTON ERP para facturación recurrente

Marc Redorta 9 ene. 2018

Cada vez hay más empresas que han articulado su negocio en base a servicios que se facturan de forma recurrente. Cada mes, trimestre o año se emiten las mismas facturas, si bien por importes y servicios diferentes. Estos servicios normalmente están asociados a alquileres de locales y oficinas, hosting, renovación de dominios, Software as a Service (SaaS), telefonía, alarmas, suministros, agua y café ... Son importes que quizás no son muy importantes pero que pueden suponer el gran grueso de la facturación de una empresa.

De hecho, en los últimos años muchas empresas han reformulado sus modelos de negocio para potenciar esquemas de facturación recurrentes. La popular "tarifa plana" o las suscripciones a servicios tanto online como offline garantizan al cliente un control del gasto, y al proveedor le proporcionan unos ingresos garantizados mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

Pero ¿cuánto tiempo invierte el proveedor en preparar, revisar, programar y emitir todas estas facturas? ¿Y a hacer el seguimiento de pago? ¿Qué posibilidades hay de error si todo este trabajo se hace manualmente?

Los inconvenientes de facturar manualmente

Si tu empresa factura de forma recurrente a sus clientes necesita imperiosamente automatizar este proceso. La tarea repetitiva de facturar con carácter regular por los mismos importes y conceptos a cada cliente es poco provechosa. Además, invita a la generación de errores dado que, en muchos casos, la única diferencia entre una factura y otra es la fecha de emisión y el número de referencia.

Pero también nos encontramos con situaciones de empresas que facturan de forma recurrente pero por diferentes importes y periodos. Incluso pueden haber clientes de diferentes países. Ante este escenario, la facturación manual tampoco es recomendable: se corre el riesgo de perder el control de la facturación, y las posibilidades de cometer errores se multiplican con los inconvenientes que puede conllevar tanto para la empresa como para el cliente.

Y tanto en un caso como en el otro, la gestión manual de todas estas facturas dificulta obtener una visión exacta de la previsión de facturación y de ingresos, y, por extensión, complica la posibilidad de tomar las decisiones estratégicas oportunas para hacer crecer el negocio de la compañía.

Una solución con carácter permanente

En NaN-tic hemos desarrollado una nueva funcionalidad de Tryton ERP pensando en estas empresas que facturan sus servicios de forma recurrente. Con esta nueva funcionalidad, los responsables del departamento pueden determinar y programar la generación automática de estas facturas, con la periodicidad e importe que quieran. La herramienta es tan flexible que permite facturaciones mensuales, bimensuales, trimestrales, por cuatrimestres, semestres y años. Pero aún hay más, porque el nivel de personalización es prácticamente total para que se pueden configurar facturaciones por meses naturales o por 30 días consecutivos, independientemente de la fecha de inicio. Incluso se puede emitir la factura antes, durante o después de que termine el periodo del servicio prestado.

Otro aspecto destacable es que la funcionalidad también prevé que en una misma factura pueda haber diferentes servicios, con una línea para cada uno de ellos.

Finalmente también ofrece opciones de programación del envío de las facturas. Aparte de la programación con carácter regular para que los cargos lleguen a los clientes con puntualidad (cosa que agradecen si no tienen el módulo de automatización de gastos recurrentes), Tryton ERP da la opción de programar el inicio o la finalización de la facturación en cualquier momento. Esto significa que no es necesario programar alertas ni recordatorios de ningún tipo, y una vez configurada la alta o la baja de las facturaciones nos podemos olvidar del tema y el sistema actuará por nosotros. De esta manera se obtiene un gran ahorro de tiempo y se reducen significativamente los errores que se pueden producir cuando este trabajo se hace manualmente.

Gracias a esta nueva funcionalidad, crear facturas pasa a ser un trabajo automático que hace el ERP, liberando tiempo para el departamento de finanzas y de contabilidad para hacer trabajos de mayor valor añadido. Y por supuesto, todo queda integrado en Tryton ERP para evitar ningún tipo de duplicidad o desajuste.

Conclusión

Para poder ahorrar tiempo y errores y para poder planificar mejor los ingresos y las estrategias comerciales, Tryton ERP dispone de una nueva funcionalidad para generar este tipo de facturas recurrentes en los plazos y parámetros que determine la compañía para cada cliente.


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