Comptabilitzar bancs el triple de ràpid 🚀

Hola,

una de les idees que ens obsessiona és com podem automatitzar més els processos o almenys fer-los molt més ràpids.

Fa unes setmanes vam anunciar la integració amb Enable Banking, que permet a tots els clients obtenir els extractes del banc de forma 100% automatitzada: només cal autenticar-se una sola vegada i el sistema pot obtenir la informació de forma autònoma diversos dies.

Ni un sol clic més.

Literal.

Tot i que això ja fa guanyar molt de temps, hem cregut que no és suficient.

Fins ara

Amb el sistema d'importació d'extractes de la norma 43 que utilitzàvem fins ara, partíem del principi d'ajudar a l'usuari però intentant que no cometés errors.

Per exemple, si teníem una línia del banc de 40€ i trobàvem una (i només una) factura per aquest import li suggeríem aquesta a l'usuari. En canvi si trobàvem més d'una factura, no en suggeríem cap perquè l'usuari no es refiés del sistema i escollís la incorrecta.

Era un principi per minimitzar errors, cert, però no per ser realment eficient.

També teníem un sistema de regles que permetia als usuaris introduir certs automatismes. De l'estil: si en l'extracte hi ha el text "TARGETA" proposa'm comptabilitzar-ho al compte 629001.

Però en aquest cas el problema és que l'usuari ha de crear les regles manualment i (oh! sorpresa!) la majoria no ho feien.

A partir d'ara

El nou sistema és molt més intel·ligent i eficient ja que a més de proposar com comptabilitzar pot fer suggeriments addicionals.

Com passava fins ara, si troba una factura que coincideixi la proposarà per defecte, però també li donarà altres alternatives.

Per exemple, imaginem que rebem un import de 5000€ al banc i tenim una factura per aquest import però pel mateix import també una remesa de rebuts. En aquest cas no en proposarà una o l'altra per defecte, però sí que farà els dos suggeriments que l'usuari podrà escollir amb un clic del ratolí (enlloc d'haver de buscar-los).

Un altre exemple és el que es pot veure en la captura de pantalla següent:

Aquí el sistema ha trobat una factura que coincideix amb l'import i per tant, considera que és la proposta que ha de fer (és l'opció més probable i la pots veure a la part superior esquerra de la imatge) però al mateix temps proposa a l'usuari l'opció alternativa de comptabilitzar-ho com una despesa directa al compte 629 (part inferior esquerra de la imatge). A la dreta, l'usuari pot veure tota la informació facilitada pel banc per prendre la decisió.

A més a més, tot i que continua existint un sistema de regles estem segurs que ningú el farà servir (com ja passava fins ara) i és que ara el sistema és capaç d'aprendre de les decisions preses anteriorment.

Suposem que rebem un extracte amb un import de 300€ i no hi ha factures ni remeses per aquest import. La descripció rebuda en l'extracte tampoc sembla coincidir amb cap client del sistema. En aquest cas, el sistema buscarà línies d'extractes ja comptabilitzades per l'usuari de la mateixa entitat bancaria i semblants a l'actual. Si la troba, suggerirà a l'usuari la mateixa operació.

Estem convençuts que aquest nou sistema serà una millora radical en la productivitat de les persones que fan aquesta feina, alliberant-los de tasques repetitives per passar a ser mers supervisors de les propostes del sistema i acostant-nos a la missió de no fer una mateixa feina dues vegades.

El nostre objectiu és que el sistema sigui tant fiable que fins i tot els usuaris més desconfiats acabin acceptant de forma directa les seves propostes. Treballarem fins aconseguir-ho.

A més a més, com sempre, aquesta solució és adaptable a les necessitats dels nostres clients, així que si algú té alguna casuística especial podem contemplar-la. Es tracta de que tothom es pugui beneficiar de les millores en aquelles necessitats comuns, sense renunciar a les particularitats de cadascú.

Per això mirem de fer software a mida amb la mateixa eficiència que si fos software estàndard.

De cara la propera, tornaré a parlar-te d'altres millores que hem portat a terme per ajudar als equips de comptabilitat i administració de les empreses.

Salut!