Contabilizar bancos tres veces más rápido 🚀

Hola,

una de las ideas que nos obsesiona es cómo podemos automatizar más los procesos o por lo menos hacerlos mucho más rápidos.

Hace unas semanas anunciamos la integración con Enable Banking, que permite a todos los clientes obtener los extractos del banco de forma 100% automatizada: basta con autenticarse una sola vez y el sistema puede obtener la información de forma autónoma durante 180 días.

Ni un solo clic más.

Literal.

Aunque esto hace ganar mucho tiempo, hemos creído que no es suficiente.

Hasta ahora

Con el sistema de importación de extractos de la norma 43 que utilizábamos hasta ahora, partíamos del principio de ayudar al usuario pero intentando que no cometiera errores.

Por ejemplo, si teníamos una línea del banco de 40€ y encontrábamos una (y sólo una) factura por ese importe le sugeríamos esta al usuario. En cambio si encontrábamos más de una factura, no sugeríamos ninguna para que el usuario no se fiara del sistema y escogiera la incorrecta.

Era un principio para minimizar errores, cierto, pero no para ser realmente eficiente.

También teníamos un sistema de reglas que permitía a los usuarios introducir ciertos automatismos. Del estilo: si en el extracto está el texto "TARJETA" proponme contabilizarlo en la cuenta 629001.

Pero en este caso el problema es que el usuario debe crear las reglas manualmente y (¡oh! ¡sorpresa!) la mayoría no lo hacían.

A partir de ahora

El nuevo sistema es mucho más inteligente y eficiente ya que además de proponer cómo contabilizar puede hacer sugerencias adicionales.

Como ocurría hasta ahora, si encuentra una factura que coincida la propondrá por defecto, pero también le dará otras alternativas.

Por ejemplo, imaginemos que recibimos un importe de 5000€ en el banco y tenemos una factura por ese importe pero por el mismo importe también una remesa de recibos. En este caso no propondrá una u otra por defecto, pero sí que hará las dos sugerencias que el usuario podrá escoger con un clic del ratón (en lugar de tener que buscarlas).

Otro ejemplo es lo que se puede ver en la siguiente captura de pantalla:

Aquí el sistema ha encontrado una factura que coincide con el importe y por tanto, considera que es la propuesta que debe hacer (es la opción más probable y la puedes ver en la parte superior izquierda de la imagen) pero al mismo tiempo propone al usuario la opción alternativa de contabilizarlo como un gasto directo en la cuenta 629 (parte inferior izquierda de la imagen). A la derecha, el usuario puede ver toda la información facilitada por el banco para tomar la decisión.

Además, aunque sigue existiendo un sistema de reglas estamos seguros de que nadie lo utilizará (como ya ocurría hasta ahora) y es que ahora el sistema es capaz de aprender de las decisiones tomadas anteriormente.

Supongamos que recibimos un extracto con un importe de 300€ y no existen facturas ni remesas por este importe. La descripción recibida en el extracto tampoco parece coincidir con ningún cliente del sistema. En este caso, el programa buscará líneas de extractos ya contabilizadas por el usuario de la misma entidad bancaria y similares a la actual. Si la encuentra, sugerirá al usuario la misma operación.

Estamos convencidos de que este nuevo sistema será una mejora radical en la productividad de las personas que realizan este trabajo, liberándolos de tareas repetitivas para pasar a ser meros supervisores de las propuestas del sistema y acercándonos a la misión de no hacer una misma trabajo dos veces.

Nuestro objetivo es que el sistema sea tan fiable que incluso los usuarios más desconfiados acaben aceptando de forma directa sus propuestas. Trabajaremos hasta conseguirlo.

Además, como siempre, esta solución es adaptable a las necesidades de nuestros clientes, por lo que si alguien tiene alguna casuística especial podemos contemplarla. Se trata de que todo el mundo pueda beneficiarse de las mejoras en aquellas necesidades comunes, sin renunciar a las particularidades de cada uno.

Por eso tratamos de hacer software a medida con la misma eficiencia que si fuera software estándar.

De cara a la próxima, volveré a hablarte de otras mejoras que hemos llevado a cabo para ayudar a los equipos de contabilidad y administración de las empresas.

¡Salud!