Construir la oficina impensada

Hola,

espero que hayas disfrutado de las vacaciones, si has podido hacer.

En NaN-tic tenemos varias novedades y hoy quiero contarte una importante.

Construir

Poder construir es una de las cosas más gratificantes de nuestro trabajo.

Construir (software en nuestro caso) hace que cada día sea al menos un poco diferente al anterior. Incluso en proyectos grandes puedes pensar: hemos dado un paso más.

Cuando acabas etapas tienes la satisfacción de haber terminado algo hecho con tus propias manos, pero además, la de saber que aquello que has hecho es útil para los demás.

Si a todo esto sumas, como es mi caso, que te gusta la propia actividad de construir, entonces es triplemente gratificante: disfrutamos haciendo, aprendemos constantemente y ayudamos a los demás.

El qué construir exactamente para algunas empresas viene directamente de los clientes. En otras viene de la creación de un producto. Nosotros tenemos la suerte de construir algunas cosas que piden los clientes (hacemos muchísimo desarrollo a medida), pero también ideamos y construimos soluciones que resuelven problemas que los clientes no siempre ven que tienen.

El módulo de oficina que ponemos a disposición de nuestros clientes a partir de la versión 8.0 es uno de estos casos.

Aunque no sé si lo clasificaría como que resuelve problemas o más bien como que abre posibilidades impensadas.

¿Qué permite hacer?

Unas cuantas cosas:

• Permite tomar nota de cualquier cosa y compartirla con otros compañeros, sustituyendo el anterior módulo brainbow con muchas mejoras. Estas notas pueden quedar adjuntas a registros del sistema o no.

• Permite guardar archivos en el ERP sin que necesariamente estén vinculados a registros del sistema.

• Permite clasificar o etiquetar estas notas y todos los documentos adjuntos del ERP con categorías definibles por el usuario.

• Permite buscar rápidamente cualquier documento guardado en el sistema, buscando por el nombre pero también por el contenido. Por ejemplo, buscando en los textos de un PowerPoint, buscando también en el texto de una imagen o incluso en su descripción. Por ejemplo, gracias a la IA integrada, si guardas una imagen de una puesta de sol, puedes encontrarla simplemente buscando "puesta de sol".

• Permite abrir y editar documentos colaborativamente (de texto, presentaciones u hojas de cálculo) sin salir del programa. Hemos integrado un editor 100% web parecido a Google Docs o MS Office y compatible con los formatos de Microsoft, donde varios usuarios pueden modificar un documento en tiempo real y se va guardando automáticamente en el ERP a medida que se hacen cambios. Y es inmediatamente buscable y está disponible para los usuarios que tengan acceso a él.

• Permite definir plantillas corporativas de documentos y crearlos directamente desde el ERP. ¿Tenéis una plantilla de presentaciones PowerPoint? ¿Un documento Word con el logotipo y la tipografía de la empresa? Todo el mundo puede crear fácilmente un documento corporativo.

• Puede detectar virus en todos los documentos que incorporan los usuarios. Tanto cuando se guardan como cuando se descargan. ¡La base de datos de virus se actualiza entre una y dos veces al día!

• Permite compartir archivos directamente desde el ordenador de los usuarios. Dos posibilidades: o bien la carpeta compartida centralizada en caso de una red local, o bien una compartición al estilo de Google Drive o OneDrive, donde los archivos están en el ordenador de cada usuario y se sincronizan automáticamente. El sistema funciona sobre Linux, Windows y Mac y permite transferir archivos desde o hacia el servidor Tryton en cuestión de segundos. También permite compartir algunos documentos en modo de solo lectura para ciertos usuarios.

• También es posible convertir archivos: descargar la hoja de cálculo directamente en PDF, por ejemplo, sin necesidad de abrir el editor de documentos.

Todo ello con la ventaja de que toda la información se guarda cifrada en el servidor Tryton, que se replica en varios servidores en cuanto llega y que puede estar vinculada a la ficha de productos o a la ficha del cliente, por ejemplo. Además, si quieres, autoalojado: la información no tiene por qué salir de vuestra empresa.

Posibilidades impensadas

Pero lo realmente interesante es aprovechar el asistente virtual integrado, ya que podéis utilizar el conocimiento que tenéis en estos documentos y cruzarlo con la información almacenada en el ERP.

Por ejemplo, ¿ves imposible que tu equipo deje de utilizar aquella hoja de cálculo que para ellos es sagrada? Bien, si la guardas directamente en Tryton, podrán seguir utilizándola colaborativamente, pero podrás pedirle a nuestro asistente: "Revisa si el estado de las compras de la hoja de cálculo coincide con la información del ERP; si alguna compra todavía existe, créala".

De hecho, puedes hacer que la IA realice este proceso automáticamente cada vez que un usuario modifique la hoja de cálculo.

La lista de posibilidades es casi infinita, especialmente con otras mejoras que te iré explicando durante las próximas semanas.

Si te interesa explorar sus posibilidades, solo tienes que decírmelo.

¡Salud!