La guia definitiva para elegir tu software de gestión empresarial - CAPÍTULO 9
NaN-tic 1 dic 2018
CAPÍTULO 9 - LA OPINIÓN DEL DIRECTOR GENERAL
RESUMEN:
La persona que decide cómo funciona una empresa no puede quedar al margen de la decisión de la herramienta que la hará funcionar. Esta obviedad a veces no se tiene en cuenta, y los resultados no son nada recomendables. Es necesario que la dirección general establezca algunos criterios estratégicos que ayuden a descartar opciones y que reafirmen la decisión final.
IDEAS CLAVE:
- ¿Para qué se quiere un ERP? Esta pregunta inicial es básica para establecer criterios de selección de la herramienta.
- Tan importante como elegir adecuadamente el software es elegir el proveedor. Explicamos el porqué.
- Ante dos posibilidades sin grandes diferencias tecnológicas ni económicas, prioriza siempre la buena sintonía con quien te lo ha de instalar.
El director general
Partimos de la base de que el director general es la persona que tiene una visión estratégica de la empresa. Y en una empresa moderna, la herramienta principal que ayuda a hacerla funcionar no puede pasar como un tema marginal. De hecho, la selección de una herramienta u otra tiene un claro componente estratégico según como la compañía enfoca los meses y años siguientes. No es lo mismo reforzar tecnológicamente la empresa para empezar a exportar, que para abrir nuevos puntos de venta.
No es lo mismo prever un crecimiento pequeño y sostenido que un salto cualitativo importante fruto de una compra o de una inyección de capital. Dicho todo esto, muchas veces, el director general no tiene tiempo (ni a veces ganas) de seguir de cerca todo el proceso. Sin embargo, nuestra experiencia nos hace recomendar que el director general participe en la definición de las directrices iniciales básicas, que supervise el proceso de evaluación de las diferentes alternativas que haya sobre la mesa y que se implique en la decisión final.
Sólo a modo de ejemplo, estas son algunas preguntas que a nuestro entender debería formularse el director general para ayudar a tomar las decisiones más adecuadas:
- ¿Hay algún problema en que los datos estén fuera de la empresa?
- ¿Se prioriza una herramienta más cara pero cerrada o una más económica pero altamente personalizable?
- ¿Qué perfil de proveedor se busca? ¿De proximidad o de marca?
- ¿Preferimos subcontratar los desarrollos o queremos confiar en los informáticos de la empresa?
- ¿Qué lazos económicos y contractuales estamos dispuestos a aceptar?
Como se puede comprobar, todos los grandes interrogantes giran en torno a un punto central: la relación con el proveedor. Alguien dijo que elegir un proveedor, un partner (tal como se conoce en la jerga del sector), es como casarse. Es un paso importante que establece un vínculo a largo plazo y demasiado a menudo más fuerte de lo que se piensan los contrayentes.
Si insistimos en la idea de que la selección de la herramienta es un momento crítico en la historia de una empresa es porque no te podrás arrepentirte y cambiar de idea al cabo de cuatro días. Y entonces no te servirá de nada leerte la guía a toda prisa. Adquirir un ERP y vincularse a un proveedor debe hacerse desde el convencimiento de haber analizado debidamente todas las propuestas factibles que hay en el mercado, y desde la convicción de que el proveedor es honesto, transparente y profesional.
En este punto queremos subrayar la necesidad de ser francos y directos en las negociaciones. ¿Qué sentido tendría decirle al posible proveedor que nuestra empresa tiene grandes restricciones de presupuesto, si después este proveedor tendrá acceso a todos nuestros datos contables? ¿Qué sentido tiene seguir una determinada estrategia de negociación si después el proveedor entrará hasta la cocina y le explicaremos cómo funciona nuestro proceso de compra? O, justo lo contrario, ¿qué sentido tendría pedir asesoramiento a alguien a quien no estamos dispuestos a explicárselo todo?
La relación de confianza plena es esencial y debe existir por ambas partes. Por bueno que sea el producto o buenas referencias que tengamos del profesional, si aparece la desconfianza, hay riesgos importantes. Valora, pues, la posibilidad de ir a tomar algún café con el implantador, antes de tomar una decisión equivocada.
Además, debes tener presente que en el proceso de implantación encontrarás empresas de todo tipo: desde las que no documentan nada y apenas te explicarán qué hacen, hasta las que lo documentan todo. Atención aquí también: una exhaustiva documentación de requerimientos no garantiza necesariamente el éxito del proyecto. Y es que es muy complicado que los usuarios lleguen a captar absolutamente todos los detalles de la nueva herramienta sólo leyendo un documento. Siempre habrá malentendidos, así que es probable que sea preferible un término medio: ni empezar a hacer cosas sin saber qué se está haciendo, ni esperar a tenerlo todo, absolutamente todo documentado antes de empezar. Tenerlo todo absolutamente detallado es una herramienta mejor para el integrador que para el cliente, ya que tener todos los detalles por escrito le permite decir: "esto no lo habíamos previsto".
Y he aquí el CONSEJO NÚMERO 5: ante dos posibilidades sin grandes diferencias tecnológicas ni económicas, prioriza la buena sintonía y la complicidad con quien te la ha de instalar. Y difícilmente te equivocarás.
CAPÍTULOS ANTERIORES
CAPÍTULO 8: La opinión del director financiero
CAPÍTULO 7: La opinión del director TIC es esencial
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