Papyrus, la herramienta que mejora tu gestión documental.
Com bien sabes, actualmente es esencial guardar y gestionar documentos y facturas de tu empresa.
No eres el único. Toda empresa se encuentra en la situación de tener que mantener como mínimo una cierta cantidad de documentación.
Y sí, puede llegar a ser frustrante invertir tanto tiempo archivando, para después no encontrar una factura ya clasificada. O bien, usar herramientas ofimáticas inadecuadas. ¿Te ha pasado esto mientras gestionabas documentos?
De hecho, seguramente el procedimiento que sigues para archivar es el siguiente:
Este flujo de trabajo presentado en forma de diagrama muestra el workflow tradicional de muchas empresas. Y es que siguiendo este proceso hemos detectado algunos problemas y errores que a menudo se producen.
Los errores más comunes mientras realizamos el proceso del workflow tradicional son:
- Pérdida de facturas al clasificar y archivar
- Errores en la factura al transcribirla en soporte digital
- Archivación física no organizada
- Olvidarse de volver a poner en el archivo las facturas una vez utilizadas
- Pérdida de tiempo y de documentos en el intercambio interno de facturas para su conformación
De hecho, muchas empresas ni siquiera realizan el proceso de conformación por el tiempo que pierden al llevarlo a cabo, lo que puede generar costes debido a errores en la facturación de los proveedores.
Además, en general el proceso es lento y poco eficiente.
¿Te gustaría ahorrar tiempo en este tipo de tareas?
Al fin y al cabo, vivimos en un mundo donde a casi nadie le sobra el tiempo, sobre todo al trabajar. Por ello, es muy importante tener herramientas que ayuden a conseguir mejoras en la gestión empresarial.
A continuación te presentamos un workflow más sencillo:
La factura pasa automáticamente del correo electrónico a Tryton sin necesidad de ninguna intervención humana. A partir de este momento se puede analizar el documento, extraer información o ver adjuntos.
Papyrus permite:
- Procesar archivos de manera más eficaz y eficiente
- Facilitar el flujo de trabajo
- Adjuntar automáticamente el documento PDF a la factura contabilizada
- Ahorrar tiempo para dedicar a otras áreas de tu empresa
- Ganar rapidez al buscar documentos: todos tienen acceso y a un solo clic
- A largo plazo, este tiempo se acaba convirtiendo en más ingresos para tu empresa
- Facilitar la conformación interna de facturas
Es esencial tener una gestión y almacenamiento de documentos, y el flujo de trabajo tradicional conlleva algunos errores. Papyrus hace más eficiente y eficaz el sistema de gestión documental. La herramienta Papyrus es aplicable a facturas, albaranes y pedidos.
Si quieres más información sobre Papyrus, no dudes en contactar con nosotros.
