Papyrus, l’eina que millora la teva gestió documental

Com bé saps, actualment és essencial emmagatzemar i gestionar documents i factures de la teva empresa.

No ets l’únic. Tota empresa es troba en la situació d’haver de mantenir com a mínim, una certa quantitat de documentació.

I sí, pot arribar a ser frustrant invertir tant de temps arxivant, per a després no trobar una factura ja classificada. O bé usar eines d’ofimàtica inadequades. T’ha passat això mentre gestionaves documents?

De fet segurament, el procediment que segueixes per arxivar és el següent:

Aquest flux de treball presentat en forma de diagrama mostra el workflow tradicional de moltes empreses. I és que seguint aquest procés hem detectat alguns problemes i errors que sovint es compleixen.

Els errors més comuns mentre fem el procés de workflow tradicional són:

• Pèrdua de factures en classificar i arxivar
• Errors a la factura en transcriure-la en suport digital
• Arxivació física no organitzada
• Oblidar-se de tornar a posar a l’arxiu les factures un cop utilitzades
• Pèrdua de temps i de documents en l’intercanvi intern de factures per la seva conformació

De fet, fins i tot, moltes empreses no fan el procés de conformació pel temps que perden per portar-lo a terme, cosa que pot incórrer en costos deguts a errors en la facturació dels proveïdors.

A més, en general el procés és lent i poc eficient.

T’agradaria estalviar temps en aquest tipus de tasques?

Al cap i a la fi, vivim en un món on gairebé a ningú li sobra el temps, sobretot al treballar. Per tant és molt important tenir eines que ajudin a aconseguir millores en la gestió empresarial.

A continuació et presentem un workflow més senzill.

La factura passa automàticament del correu electrònic a Tryton sense la necessitat de cap intervenció humana. A partir d’aquest moment es pot analitzar el document, extreure informació o veure adjunts.

Papyrus permet:

• Processar arxius de manera més eficaç i eficient
• Facilitar el flux de treball
• Adjuntar automàticament el document PDF a la factura comptabilitzada
• Estalviar temps per dedicar a altres àrees de la teva empresa
• Guanyar rapidesa a l’hora de buscar documents: tothom hi té accés i a un sol clic
• A llarg termini, aquest temps s’acaba convertint en més ingressos per a la teva empresa
• Facilita la conformació interna de factures

És essencial tenir una gestió i emmagatzematge de documents, i el flux de treball tradicional comporta alguns errors. Papyrus fa més eficient i eficaç el sistema de gestió documental. L’eina Papyrus és aplicable a factures, albarans i comandes.