La guia definitiva per triar el teu software de gestió empresarial - CAPÍTOL 8

NaN-tic 1 de nov. 2018

CAPÍTOL 8 - L'OPINIÓ DEL DIRECTOR FINANCER


RESUM:

Un ERP costa temps i diners, exactament el que no li agrada oferir a un director financer. Però també és control i optimització de recursos. T’expliquem en aquest punt quins beneficis li pot aportar a la seva àrea i com podem ajudar-lo a quantificar la inversió que caldrà fer.


IDEES CLAU:

  • Un ERP és control, planificació, anàlisi i, en darrer terme, benefici. Cal convèncer-lo que ajudi a escollir l’eina que necessita la companyia.
  • Què val un ERP? El ventall de preus és enorme, però el més important és descobrir els costos extres i la inversió en manteniment que caldrà fer cada any.
  • Planteja’t instal·lacions per fases o fórmules tipus SaaS (Software as a Service) per reduir l’impacte econòmic del projecte.




El director financer

Acostuma a ser el dolent de la pel·lícula. La seva feina és tenir el control econòmic de la companyia i analitzar com pot optimitzar-ne els recursos. Per tant, qualsevol inversió li pot semblar que arriba en mal moment, que no està prou justificada o que és excessiva. O les tres coses alhora (per què hem d’enganyar-nos?).

Cal que t’esforcis per vèncer les resistències inicials i guanyar-te’l per a la causa. I la manera de fer-ho és ensenyar-li els beneficis que tindrà per a l’empresa en general, i per a la seva tasca en particular, la instal·lació de l’eina que estàs valorant.

En el fons, un ERP és control. És unificació de l’entrada de les dades, més traçabilitat, menys circuits i processos interns, una capacitat millor de planificació i de producció, una capacitat d’anàlisi més gran i, en darrera instància, més i millor informació per prendre decisions estratègiques.

Però, malgrat tot això, un ERP costa diners i temps. Per una banda, suposa una inversió econòmica important que condicionarà el dia a dia de l’empresa i, fins i tot, les seves possibilitats de creixement a curt i mig termini. Però per l’altra, requerirà també de moltes hores de feina en el procés de selecció, durant la implementació, en la fase de formació i, finalment, en l’adaptació al nou sistema per a pràcticament tots els membres de l’empresa que hagin d’introduir-hi dades. Per tant, la presència del director financer en el procés és indiscutible.

I arribem a una de les preguntes més complicades de respondre: “Què val un ERP?”. I la resposta més ajustada és “El que tu et vulguis gastar”. Els ERP de programari lliure són gratuïts. Cost del programa = 0. I, paral·lelament, hi ha productes al mercat adreçats a grans corporacions que tenen un preu extraordinàriament alt. Però això tampoc vol dir gran cosa. Un ERP no s’instal·la com una aplicació per al mòbil... Requereix moltes hores de feina d’informàtics perquè agafi la informació d’on toca, la processi com s’espera i la mostri de forma adequada. I això s’ha d’analitzar abans, amb deteniment, per assegurar que no apareixeran necessitats sobrevingudes. A més, s’ha d’integrar amb les altres eines i bases de dades que ja existeixin en els servidors de la companyia, s’han de fer migracions, s’han de fer proves, s’ha de fer formació als usuaris i s’ha de fer “l’arrencada”, una paraula que produeix il·lusió i neguit a parts iguals entre els que han comprat el producte i els que l’han venut.

Però encara hi ha molt més. Comprar un ERP o una eina de gestió similar no té res a veure amb cap altre procés de compra o contractació de serveis. Normalment, quan adquireixes un programa t’informen del preu i, habitualment, també del cost del suport o manteniment, o fins i tot de les renovacions de les llicències anuals del programa. Però llavors vénen els extres. Resulta que el sistema gestor de bases de dades que utilitza requereix també una llicència. I potser aquesta llicència també és renovable. I potser quan necessites noves versions del programa caldrà anar-la renovant amb alguns extres... I així anar fent. De fet, es fa molt difícil de dir quant val un ERP, però encara més saber quant et costarà. Per evitar qualsevol malentès, als nostres clients els enumerem, en una llista, els costos associats que pot comportar l’adquisició d’una eina d’aquest tipus. La llista pot variar d’un cas a un altre, però en línies generals s’assembla molt a aquesta:

  • Pas anual a nova versió de l’ERP
  • Pas de les dades del client a les noves versions
  • Pas de les adaptacions a les noves versions
  • Actualitzacions comptables de compliment obligat
  • Allotjament lliure als servidors de NaN·tic, al núvol o als servidors propis del client
  • Garantia absoluta. Resolució directa d'incidències sense dependència del fabricant del software
  • Monitorització del servidor
  • Actualitzacions del sistema operatiu del servidor
  • Accessibilitat total al codi i a la base de dades
  • Còpies de seguretat
  • Allotjament de còpies de seguretat en servidor extern
  • Connexió remota al servidor del client
  • Llicències per a usuari de l’ERP
  • Llicències de base de dades
  • Llicències de sistema operatiu del servidor
  • Llicències Citrix per accés remot
  • Llicències per a software de monitorització
  • Hores del tècnic per a les actualitzacions d’ERP, base de dades i sistema operatiu del servidor

No tots els extres de la llista han de ser obligatoris o han de tenir un cost, però és imprescindible aclarir-ho. Cal que preguntis si cadascun d’aquests conceptes està inclòs en el pressupost que t’han presentat i si no és el cas, demana que et detallin quin cost tindran.

Per tant, has d’anar assumint que caldrà assignar un pressupost anual al manteniment de l’eina, i que caldrà filar molt prim amb el proveïdor perquè faci una simulació del cost anual que pot tenir, per exemple, l’adquisició i el manteniment de l’eina en els primers tres anys.

Si el preu final de l’operació supera les teves previsions més pessimistes, encara tens dos cartutxos a la recambra: per un costat, valora fer una implantació de l’eina per fases. És a dir, comença amb el mínim possible i fes créixer l’eina en consonància amb la capacitat financera de la teva empresa. En aquest sentit, el software lliure, a banda d’eliminar tota la despesa relacionada amb les llicències d’ús, també acostuma a donar més flexibilitat i a permetre més adaptació a les circumstàncies. Pregunta al proveïdor quin és el mínim que requereixes per arrencar i quin seria el roadmap de la implantació en els següents anys.

L’altra possibilitat és apostar pel que es coneix com SaaS (Software as a Service). Perdràs flexibilitat perquè el programa no es pot adaptar gaire (per no dir gens) a les necessitats corporatives, atès que estarà instal·lat en un servidor extern (cloud). Això permet pagar una quota mensual pel seu ús i el seu manteniment, i permet oblidar noves versions, renovació de llicències i altres conceptes poc atractius per al director financer. El problema és que depèn de quines eines no et seran gaire útils, i les hauràs de descartar.

Conclusió: és complicat seleccionar l’ERP que convé, però encara més saber l’impacte que tindrà sobre les finances de la companyia. Assegura’t que en totes les reunions sobre el tema tens el director financer ben a prop.



CAPÍTOLS ANTERIORS


CAPÍTOL 7: L'opinió del director TIC és essencial

CAPÍTOL 6: Qui ha de participar en la selecció? Implica en el procés als responsables dels departaments claus en l'organització

CAPÍTOL 5: És millor el programari lliure? No necessàriament, però convé que sempre tinguis aquesta opció en compte

CAPÍTOL 4: Incorpora a la recerca productes desenvolupats en programari lliure. T’ampliaran la perspectiva i t’oferiran avantatges que potser t’interessen.

CAPÍTOL 3: Per on s’ha de començar a buscar un ERP? El principal error és limitar massa la recerca inicial.

CAPÍTOL 2: Et descobrim quin és el moment adequat per seleccionar un ERP i quan de temps trigaràs a triar-lo i a posar-lo en marxa.

CAPÍTOL 1: Seleccionar un programa de gestió empresarial sempre és un maldecap. Aquesta guia és l’aspirina que t’ajudarà a afrontar-ho.


VOLS DESCARREGAR-TE LA GUIA EN PDF?


La guia definitiva per triar el teu software de gestió empresarial ERP

Amunt