La guia definitiva per triar el teu software de gestió empresarial - CAPÍTOL 10

NaN-tic 23 de febr. 2019

CAPÍTOL 10 - LES 10 PREGUNTES QUE HAS DER FER


RESUM:

Si només tens temps de llegir un capítol llegeix aquest. Concentra la nostra experiència i planteja les 10 qüestions que cal fer a qualsevol potencial proveïdor d’un ERP o similar. Si segueixes el qüestionari aconseguiràs la informació necessària per prendre la decisió correcta.


IDEES CLAU:

  • Pregunta per les prestacions actuals i futures del software. No et quedis l’eina que faci més coses, sinó la que faci les que tu necessites o puguis necessitar.
  • No et lliguis de peus i mans. Tingues clar quins seran els vincles amb els teus proveïdors i quin marge tindràs per canviar si vols fer-ho.
  • Abans de comprar el programa contracta la formació per aprendre a utilitzar-lo. O et convenceràs de què realment el necessites o t’estalviaràs molts diners descartant-lo.




LES 10 PREGUNTES QUE HAS DE FER ABANS DE TRIAR L’EINA

La nostra experiència condensada en deu preguntes clau. Quan et reuneixis amb els possibles proveïdors, segueix aquest qüestionari per aquest ordre i obtindràs la informació necessària per prendre la decisió encertada. Som-hi.


#1 Fa el que necessito? Oi que sembla una pregunta òbvia? Doncs fes-la. I pensa que la resposta potser no serà tan simple com esperes. Les aplicacions empresarials acostumen a tenir un gran nombre de possibilitats i diferents maneres d'abordar els problemes. I, per altra banda, també és fàcil caure en l'excés de prestacions. L'aplicació que t’estàs plantejant adquirir fa moltes més coses de les que realment necessites? Això influeix en el seu cost? O en la complexitat d'ús? O en el seu rendiment?

Pensa, per exemple, en una eina per gestionar la producció de l'empresa, però que requereixi que introdueixis informació per planificar-la, quan és una necessitat que no tens. Et pots trobar havent de recopilar i introduir informació que només servirà per mantenir el sistema "content" perquè ha estat concebut d'aquesta manera, i no perquè sigui un requisit real de l'empresa.


#2 Fa el que necessitaré demà? Les empreses evolucionen i si no ho fan, és mal senyal. El mercat és dinàmic i les necessitats van apareixent constantment. La pregunta, doncs, és clara: L’eina permetrà futures adaptacions? Em permetrà créixer o, al contrari, em limitarà el creixement?

Ja hem dit anteriorment que un ERP hauria de ser útil a l’empresa durant molts anys. Es fa molt difícil pensar que, en tot aquest temps, el motor de la nostra empresa no necessitarà cap ajust, que no hi haurà cap canvi de normativa legal (algú es creu que no hi haurà cap pujada d’impostos, per exemple?), que no canviarem algun aspecte relacionat amb la producció, l’emmagatzematge o la distribució... Què passarà quan tot això passi? Quines possibilitats donarà l’eina?

No et compris cap solució que incorpori moltes més funcionalitats de les que necessites. Però tampoc te’n quedis cap que et limiti el creixement.


#3 Quin cost anual tindrà el seu manteniment? Quines sorpreses porta el software? Vols un ERP i estàs disposat a pagar-lo. Però oi que l’any que ve també el voldràs? Doncs segurament hauràs de continuar pagant, malgrat que difícilment els comercials t’ho explicaran. Demana una simulació de costos a 1, 3 i 5 anys vista. Interessa’t pels costos associats als canvis de versions, a la renovació de les llicències, al servei postvenda, a la formació de nous usuaris.

I demana també pels costos col·laterals. Per instal·lar aquest software has d’invertir en un nou hardware? Has de tocar les bases de dades? Has d’implementar o substituir algun programari preexistent? Exigeix transparència des del minut zero. La necessitaràs.


#4 Què passa amb les llicències? Ja ho hem explicat, però en l’àmbit del programari privatiu, el més normal és que necessitis una llicència per a cada usuari que hagi d’utilitzar el programa. Si la teva empresa té 30 empleats que han de treballar sobre l’ERP d’una manera o una altra i des de les seves respectives àrees, hauràs d’assumir el cost de 30 llicències. I, per descomptat, si les coses no van tal com esperes, no les podràs tornar. Les hauràs pagat per tot l’any i no hi haurà res a discutir.

Valora els beneficis i els inconvenients del sistema de llicència en comparació amb el programari lliure, que et permetrà fer tantes instal·lacions i donar tants permisos com vulguis sense cap repercussió en el cost del software. I pensa el mateix pel delicat moment de les renovacions anuals.

Nosaltres ens guanyem molt bé la vida gràcies a clients que no estan disposats a pagar el preu abusiu que els reclamen per la renovació anual de les llicències. Sabem de què parlem.


#5 Què passa amb les noves versions? L’actualització de versions hauria de ser una bona notícia per a la companyia perquè se suposa que serveixen per millorar el programa original, però de vegades sembla que només estiguin pensades per sembrar el pànic. Per una banda, cal tenir clar si l’actualització del software va inclosa en el preu o si caldrà assumir-ne un cost addicional, i, per l’altra, cal creuar els dits perquè no suposi l’alteració de processos que fins al moment funcionaven de forma correcta. A més, quan hi ha una nova versió, cal revisar quines millores aporta i, sobretot, a quines adaptacions pot afectar.

Un baix ritme d’actualitzacions també pot ser un problema, perquè pot indicar una baixa flexibilitat del programa a incorporar els canvis i les millores necessàries.

Insisteix en aquest aspecte. Que t’expliquin bé com resolen aquesta situació i quins recursos et suposarà. I si et diuen que no hauràs de pagar res, desconfia. Hi ha grans fabricants que només donen servei tècnic als usuaris de les dues darreres versions. El peatge és, doncs, alt i sovint ocult.


#6 Quin lligam tinc amb el proveïdor? Llegir la lletra petita fa molta mandra. Però et podem assegurar que canviar de proveïdor encara en fa més. D’entrada, perquè quan canvies és mal senyal. Vol dir que no t’entens amb l’empresa que t’ha de prestar el servei, que penses que els seus professionals no són prou competents o que no t’estan cobrant un preu just.

I també fa mandra perquè no necessàriament és un pas senzill. Els contractes amb els proveïdors o partners d’eines de gestió poden incloure clàusules o lligams ocults que massa sovint no s’expliquen en el moment de la negociació o de la venda. Hi ha fabricants, per exemple, que obliguen a pagar uns diners cada any simplement per tenir el dret que el proveïdor ens pugui prestar el servei postvenda. D’altres es reserven l’exclusivitat de la instal·lació de noves versions... En definitiva, que cal aclarir perfectament aquest punt.


#7 Demà qui em donarà suport? Qui m’ajudarà? Tenir un ERP és fàcil. Que faci el que nosaltres volem no tant. Partint d’aquesta premissa i de la nostra experiència, et podem assegurar que hauràs d’acudir puntualment al teu proveïdor per resoldre tot tipus d’incidències. Algunes poden ser d’origen; d’altres, de sobrevingudes per noves necessitats o canvis normatius; també han de venir noves versions que poden afectar a les adaptacions fetes amb anterioritat… Aquest darrer aspecte és important, perquè no te n’escaparàs. L’escenari és el següent: com que la teva empresa té unes necessitat específiques, faràs modificacions al programa. Però… aquestes adaptacions funcionaran quan arribin noves versions? O s’hauran de readaptar? I si és així, a quin preu?

Et convé no menystenir gens el servei postvenda de l’eina, fins al punt que hauria de ser un element clau a l’hora de prendre la decisió final. Les preguntes a què has de buscar resposta en aquest punt poden ser les següents: Qui em donarà el suport? Quan tingui un problema, qui me'l resoldrà i de quina manera? I si la incidència és deguda a un error del programa, algú me'l podrà resoldre? O el fabricant se'n desentendrà? No oblidis mai que tots els programes tenen errors i si et diuen el contrari, és que el suport que ofereixen és pèssim o inexistent.

Dit d’una altra manera... no tan sols has de buscar un bon programa, també has de buscar un bon proveïdor. Busca algú que et generi confiança, que vegis preparat tecnològicament i, sobretot, que entengui el teu negoci i les teves formes de treballar. També et recomanem que truquis a algun dels clients del potencial proveïdor (segur que trobes els casos d’èxit a la seva web) i que els preguntis sobre el servei post-venda que ofereixen. Un parell de trucades et poden estalviar molts disgustos.


#8 Puc disposar d'una “demo” per provar-la quan jo vulgui? Estàs a punt de comprar un cotxe de 25.000 euros. Oi que t’agradaria provar-lo abans? I no ho faràs amb un software que potser et costa 2 o 3 o 4 vegades més? Demana’n una demostració. Però no que vingui algú amb un ordinador i t’ensenyi una versió de prova, no. Demana que t’instal·lin el programa en el teu ordinador durant un parell de setmanes, que el puguis provar i examinar, que t’hi familiaritzis. És necessari que t’apareguin els dubtes, que vegis el que t’agrada i el que no. Es tracta que puguis simular els processos de la teva empresa amb dades reals, com gestionaràs les excepcions o els escenaris poc freqüents, que comprovis que la lògica de l’eina va sincronitzada amb la lògica de la teva empresa. Se suposa que el software s’hauria d’adaptar a les teves necessitats i no a la inversa.

És possible que el comercial de torn no rebi aquesta idea amb gaire entusiasme, però insisteix. No hi ha res millor que provar el que estàs disposat a comprar.


#9 Puc formar-me abans de comprar el software? És una pregunta poc habitual, però fonamental. Un cop tinguis clar quina eina et sembla que és la més adequada i que s’ajusta millor a les necessitats actuals i futures de la teva empresa, et recomanem que contractis una formació al mateix proveïdor abans de contractar el servei o de comprar el programari. Seria com la parella que passa uns mesos de convivència abans de decidir casar-se.

Aquesta formació no seran mai diners perduts. En primer lloc, perquè si el programa és l'adequat, ja tindràs la formació feta. Feina avançada. Però si resulta que el programa no és l'adequat, la formació t’haurà permès no prendre una mala decisió, que no és poca cosa. No casar-te amb la persona amb qui no encaixes sembla oportú, oi? Però és que, a més, hauràs adquirit nous coneixements sobre les possibilitats del tipus d'eines que vols adquirir i de la tecnologia que hi ha al mercat. Això et permetrà buscar alternatives i reavaluar les que en principi havies descartat. En tot cas, sempre és una inversió en know-how que queda a l'empresa.

Conclusió: no et casis fins que no n’estiguis totalment convençut. I segueix el CONSELL NÚMERO 6: contracta una formació del software que pensis que t’acabaràs quedant, però no prenguis la teva decisió definitiva fins que hagis acabat la formació.


#10 Respon a la meva estratègia empresarial? La darrera pregunta te l’has de preguntar i respondre tu mateix. Un cop tinguis la resposta a les 9 preguntes anteriors tindràs, per un costat, un munt d’informació i coneixement; per l’altre, tindràs un bon grapat de comercials histèrics per tancar la venda.

És el moment de prendre la decisió. L’eina ha de resoldre les teves necessitats actuals... i les futures. I, per tant, ha de respondre a una estratègia i a una filosofia empresarial. Pensa en quin model de gestió vols per a la teva companyia i quin dels programes avaluats respon millor a aquesta idea. I revisa també si l'eina ve per resoldre els objectius que t’havies marcat inicialment o si pel camí estàs somiant en coses que no resolen el problema que tens damunt la taula.


DECIDEIX

Oi que semblava impossible? Doncs, ja has arribat al final del procés. I si tot ha anat com hauria d’anar, hauries de tenir força clara la idea de quin programa necessites i quin programa et quedaràs. I també hauries de saber a qui li compraràs.

T’has documentat sobre fabricants i distribuïdors. Has analitzat les necessitats presents i futures. Has comparat tecnologies i models de negoci. Has conegut comercials agradables i d’altres amb els quals no compartiries ni un viatge amb ascensor. Has detectat possibles paranys i lligams ocults. Has vist preus desmesurats i massa diferents entre si. I has compartit tot aquest procés amb una part del personal de la companyia. Ha arribat l’hora d’exercir el dret a decidir. Tu que pots, aprofita-ho.

I per fer-ho, agafa un paper i apunta els pros i els contres dels dos o tres productes que hagin arribat a la final del campionat d’Anem a Triar un ERP. Exposa-ho als teus companys i mostra quins són els arguments a favor del producte i a favor del proveïdor que proposes. I si esteu tots d’acord en la decisió, no feu patir més el comercial i truqueu-li.



CAPÍTOLS ANTERIORS


CAPÍTOL 9: L'opinió del director general

CAPÍTOL 8: L'opinió del director financer

CAPÍTOL 7: L'opinió del director TIC és essencial

CAPÍTOL 6: Qui ha de participar en la selecció? Implica en el procés als responsables dels departaments claus en l'organització

CAPÍTOL 5: És millor el programari lliure? No necessàriament, però convé que sempre tinguis aquesta opció en compte

CAPÍTOL 4: Incorpora a la recerca productes desenvolupats en programari lliure. T’ampliaran la perspectiva i t’oferiran avantatges que potser t’interessen.

CAPÍTOL 3: Per on s’ha de començar a buscar un ERP? El principal error és limitar massa la recerca inicial.

CAPÍTOL 2: Et descobrim quin és el moment adequat per seleccionar un ERP i quan de temps trigaràs a triar-lo i a posar-lo en marxa.

CAPÍTOL 1: Seleccionar un programa de gestió empresarial sempre és un maldecap. Aquesta guia és l’aspirina que t’ajudarà a afrontar-ho.


VOLS DESCARREGAR-TE LA GUIA EN PDF?


La guia definitiva per triar el teu software de gestió empresarial ERP

Amunt