La guia definitiva para elegir tu software de gestión empresarial - CAPÍTULO 11
NaN-tic 21 abr 2019
CAPÍTULO 11 - GLOSARIO
Demasiado a menudo, los profesionales del software de gestión empresarial utilizamos un léxico que es tan habitual para nosotros como exótico para nuestros interlocutores. Empleamos expresiones, anglicismos o términos muy técnicos que, o bien se desconocen, o bien se prestan a confusión.
No queríamos terminar esta guía sin hacer un pequeño glosario de términos que suelen utilizarse en un proceso de selección de una herramienta de estas características con el objetivo de despejar dudas y aclarar conceptos.
Estas expresiones son las que nos han parecido imprescindibles:
BASE DE DATOS
Según la Wikipedia, una base de datos es un conjunto de datos organizados según una estructura coherente, y accesibles desde uno o más programas o aplicaciones. En definitiva, es a un ERP lo que la gasolina a un motor. Tener los datos bien almacenados es el primer paso (de varios) para la gestión correcta y eficiente de una empresa.
BUSINESS ONE
Es el producto estrella de la compañía alemana SAP para la gestión de PYMES. Es un programa privativo que se vende con el tradicional sistema de licencias y que está bastante extendido entre muchas compañías.
CLOUD
El cloud o cloud computing es una nueva manera de ofrecer servicios informáticos y que se fundamenta en el acceso a Internet o a la red de datos. La idea es que la tecnología está alojada y centralizada en unos servidores externos, y el usuario paga por acceder a través de Internet. Esto le ahorra gastos de mantenimiento y hardware, y le permite pagar sólo cuando tiene que utilizar los servicios que desea.
CONSULTORIA
El proceso de implantación de un ERP en una empresa siempre pasa por una primera fase de consultoría. El objetivo es diagnosticar adecuadamente cuáles son las necesidades reales de la empresa y las expectativas de sus gestores para poder hacer después correctamente la programación e implantación del software.
CRM
El Customer Relationship Management es la herramienta que venera el departamento de marketing. Permite controlar, analizar y gestionar todas las oportunidades de negocio, así como las relaciones con los clientes ya consolidados. Su integración con el ERP es clave para tomar decisiones estratégicas en el ámbito de las ventas.
E-COMMERCE
Todo el mundo sabe qué es el e-Commerce, pero todo el mundo nos pregunta cómo se relacionan las plataformas de venta online con los ERP. Hay que estudiar cada caso, pero siempre somos de la opinión que es necesaria la máxima integración para sincronizar al máximo la evolución de los respectivos programas. En todo caso, debes saber que las soluciones de comercio electrónico más populares del mundo se han desarrollado con software libre.
ERP
Si estás leyendo esto, mala señal. Toda la guía va sobre ERPs, que son los programas que articulan la gestión de una empresa (también conocidos como Enterprise Resource Planning). La idea general era contarte cómo afrontar el complejo proceso de selección de este tipo de herramientas.
FORMACIÓN
La formación es otro momento importante en el proceso de implantación de un ERP. Casi siempre se hace al final del proceso, una vez arrancado el programa y se debe explicar a los usuarios cómo hacerlo funcionar. Pero en esta guía hemos insistido mucho en la necesidad de encargar una formación previa dirigida a quien deba decidir la herramienta que se acabará instalando. Esto le garantizará un conocimiento profundo de las posibilidades del producto y le permitirá minimizar los riesgos de la decisión.
IMPLANTACIÓN
Instalar un ERP no es como descargarse una aplicación para el móvil. Requiere horas de planificación y de programación antes de llegar a este punto, que es cuando se instala en el hardware de la empresa. Es un momento delicado que si no se hace con profesionalidad puede llevar los nervios y la tensión al límite. Hay confiar en el proveedor elegido y asumir que siempre habrá que hacer ajustes posteriores.
LICENCIA
Término temido y odiado por los usuarios de software privativo, porque es sinónimo de dinero a cambio de un uso individual de un programa. En cambio, es completamente inofensivo para los que defendemos y recomendamos el uso de soluciones basadas en el software libre.
NAVISION
Otro ejemplo de ERP privativo muy extendido y, en este caso, fabricado por Microsoft. Podríamos decir que es el clásico del sector, con una gran cantidad de usuarios en todo el mundo, ya que fue lanzado al mercado a mediados de los años 80. A pesar de permitir más personalización que otras soluciones como SAP, la política tan agresiva de Microsoft en cuanto a las licencias le está haciendo perder cuota de mercado en favor de herramientas en código abierto.
OPEN ERP/ODOO
Es una de las soluciones de gestión empresarial más populares en código abierto. De hecho, nosotros empezamos recomendando e instalando esta solución, pero la falta de una planificación a medio y largo plazo de desarrollo y liberación de nuevas versiones, combinada con la aparición de nuevos lazos poco transparentes con los usuarios nos desencantó. Ahora, a nuestros clientes les recomendamos Tryton (véase el último punto del glosario).
PARTNER
Es el distribuidor de toda la vida, pero que en el ámbito del software de gestión nos gusta llamarle partner. Como ya hemos explicado en las páginas anteriores, es básico que establezca un clima de confianza mutua para afrontar la instalación del ERP.
PROGRAMACIÓN
La programación es con lo que nos ganamos la vida los informáticos, y especialmente los que trabajamos con software libre y no nos dedicamos a vender licencias de productos. Principalmente desarrollamos todo lo que nos pida el cliente para optimizar al máximo el uso del nuevo programa. Mucha parte del trabajo tiene que ver con la integración con las bases de datos o con el software ya preexistente en la empresa. También hacemos adaptaciones a las nuevas versiones y atendemos necesidades sobrevenidas.
SOFTWARE LIBRE
Hemos dedicado todo un capítulo a explicar qué es el software libre u open source. Hemos detallado las ventajas y los inconvenientes, y nos hemos desahogado con los modelos de negocio que hay alrededor de esta filosofía. Resumiendo: es el software que se puede utilizar, copiar o modificar sin ningún tipo de restricción. Su uso es gratuito y cualquiera puede ver cómo está construido y modificarlo según crea conveniente.
SAAS
Tiene mucho que ver con el cloud computing. De hecho, es una consecuencia de alojar la tecnología en los servidores externos. Es el acrónimo de Software as a Service y la idea es la de alojar los datos y la tecnología en el cloud, y consumirlas según nuestras necesidades como un servicio y no como un producto. Esto permite ahorrar en mantenimiento y otros gastos asociados.
TRYTON
Es nuestra apuesta como ERP. Es el producto robusto, transparente, flexible y abierto que recomendamos a nuestros clientes y sobre el que construimos sus perspectivas de negocio (y también las nuestras, para qué negarlo). Tecnológicamente está al mismo nivel o por encima de otras soluciones mencionadas en este mismo glosario. Vale la pena tenerlo en cuenta.
CAPÍTULOS ANTERIORES
CAPÍTULO 10: Las 10 preguntas que tienes que hacer
CAPÍTULO 9: La opinión del director general
CAPÍTULO 8: La opinión del director financiero
CAPÍTULO 7: La opinión del director TIC es esencial
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